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远程办公的该怎么做?

办办网发布时间:2020-02-10 14:17:53

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如今为了安全,很多企业都选择了远程办公甚至居家办公的模式,但伴随而来的是大家对工作的懈怠而导致堆积起来的工作那么如何能让远程办公效率更高,体验更好,相信是现在很多职场人士急需的小贴示。

合理安排时间,营造办公氛围

集中办公效率高,不仅是因为员工要准时打卡,更是因为很多无形的因素组合在一起形成的,尤其是周围的同事都在工作,自然而然形成了专心工作的办公氛围。

如今大家都相互隔离,很难形成一起干活的办公氛围,在这种相互之间不影响的情况下,办公效率如何呢?不同生活状态,不同的工作内容,这个问题的答案并不一样。

年轻人,尤其是单身的码农,在家里写代码的效率往往比在单位还要高,不用在上下班的路上奔波,也没有杂七杂八的事情打扰,自由自在的状态下灵感迸发激情四射,可以在工作中保持良好的精神状态。

但对于大多数人来说,办公环境更复杂而混乱,尤其是有娃的家长,最近要奔波于家务和工作之间,苦不堪言。

能否高效办公主要取决于自己主观上的工作状态。除了因人而异的自觉性、主动性和耐性之外,办公氛围营造程度是影响工作状态的关键。

远程办公最好是有一个相对独立的空间,这样有助于聚焦注意力;条件达不到的话,就尽量接近常规的办公氛围,包括自己的妆容、坐姿、办公用品等,避免在床上或者沙发上等舒适的位置工作。总之,平时办公室越生活化越舒适,而在这种非常情况下,远程办公的环境越像办公室,工作状态越好。

还有一点很重要。远程办公是很难长时间保持专注的,所以需要根据自己的工作内容以及远程办公的特点,让工作状态做到张弛有度。通常情况下,这种主动性的调节靠时间合理安排。

把工作时间切割出完整时段和碎片化时间两种类型,其中完整时段优先安排会议讨论等协同性强的工作;剩下的完整时段用于研究、思考和学习;将碎片化的时间用来处理事务性事情。这样完整的时段可以专注工作,再与碎片时间有机结合,也可以形成有效的办公氛围。

所以说,如果做好时间规划和工作安排,不要说远程办公了,就是居家办公的效率未必比集中在办公室低,因为办公的时间可以更长,环境更放松,可以自主腾挪的空间更大。反之,如果时间安排得不合理,办公氛围营造得不够,生活和工作完全搅在一起互相干扰,你会觉得比上班还累的。

高效协同办公,节约IT资源

前面介绍了,在每天的时间表里,优先级最高的是与同事协同办公时段,主要是会议、交流讨论等活动。这些活动是多人参与,而且交互性比较强,如果高效就是节约自己和大家的时间,反之就是极大的浪费。

远程协同办公的效果往往不如现场会议,最主要的原因就是多人发言而导致相互影响干扰,还有就是在协同过程中,由于信息显示不完整以及通信延迟等原因,无法准确地判断发言者及其表达的内容。

这方面这里还有一些小技巧:

1、发言的时候先自报家门,然后尽量用一整段话完整地表达自己的观点,避免你一言我一语的交互式讨论。

2、确实需要交互式的讨论,其他与会者就要控制住自己发言的冲动,等到两个人讨论之后再表达。

3、会议的主持者非常重要,要掌控好节奏和秩序,还要兼顾时间和与会者的参与程度,主持难度比现场会议大多了。

4、远程协同办公非常耗神,无法是发言还是听会都不轻松,所以这种协同办公的时间不能太长;如果是多个议题,中间就要留一些休息的时间。居家办公的环境不能和办公室比,专注度很难长时间保持,所以协同办公必须拒绝拖沓冗长,不是特别必要的就先缓缓吧。

如今国内的通信基础设施已经非常发达,无论身在何地,都具备非常不错的通信条件;而且各种远程办公的软件也开发出了各种应用。其实远程协同办公基础设施以及协同办公的资源,能省尽量省,可用就好,不必追求时髦。能用线上对话解决,就不打电话。能用电话解决,就不开电话会。能用电话会议解决,就不开视频会。这种节约并不是抠门的葛朗台,而是越简单的方式占用资源越少,稳定性也越强,体验也不差。

很多协同办公的工具,从某个维度看可能体验更好,比如视频会议让大家更有亲近感。但是视频如果频繁卡顿,或者由于某个接入用户的网络质量差,而把一个会搞得磕磕巴巴,那实际上降低了工作效率。

再举一个例子:在内网工作时喜欢采用频繁交互的方式开发编程。但在外网远程工作时,每登录一次都需要通过严格的安全认证等一系列操作,这种情况下就需要改变自己的习惯,把频繁交互的工作模式变为两阶段提交。这样一方面是节省了IT资源,更重要的是减少了“做一个动作等半天”的情况发生,有助于更顺畅地工作。

总之,如今是非常时期,远程办公工具简单可用有效就好,不一定用到那么多花样。先解决有还是没有的问题,之后才是完善优化和升级,对于大多数企业来说,刚刚体验远程协同办公的时候,别想太多。

目前还有一些企业还处于“暂停”状态,也有不少企业还是延续了远程办公的工作状态,在这样的情况下高效率的做好手上的工作是当务之急。希望今天的这些小贴示能给大家一些帮助。虽然现在疫情情况特殊,但是没有一个春天不会到来。大家要做好防护措施,一起安全健康的等待日常的归来。

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